lunes, 13 de abril de 2015

7 hábitos de gente organizada #construyendofamilia

7 hábitos de gente organizada 

¿Te gustaría ser más eficiente y organizado? La mejor manera de lograrlo es imitar a los que lo son. Conoce las técnicas de esas personas que envidias en tu oficina y conviértete en una bala para cumplir tareas y pendientes sin sufrir de más.




Montones de ropa sobre la silla, papeles históricos en el escritorio y cajones a tope son pequeños desórdenes que nos permitimos en nuestra vida diaria. El problema es que si así luce nuestra oficina o casa, es probable que nuestro cerebro esté igual: mil tareas y cosas pendientes que nos paralizan y no sabemos cómo resolver, listas que no cumplimos, llamados que no hacemos y más.
Por mientras, sentada a nuestro lado en la oficina, está esa persona eficiente y organizada que termina las cosas con anticipación, que tiene su bandeja de entrada sin mails nuevos, que hace tickets al lado de sus pendientes y que nos da, a fin de cuentas, mucha envida. 
El secreto es que la gente organizada no nace siéndolo, en realidad se construye utilizando métodos y sistemas concretos que los ayudan a ser organizados. Así que nada de alegar que nos faltó ese gen en nuestra cadena de ADN, porque tenemos mentes dispersas, complejas, procrastinadoras o dadas al inútil "multitasking", si repetimos estos actos una y otra vez, podemos crear hábitos que mejorarán notablemente nuestro rendimiento en el trabajo.
Si quieres sentir la agradable sensación de cumplir con tareas y avanzar de manera organizada, no te quedes de brazos cruzados e imita a los que saben. Estos son siete hábitos de las personas organizadas. 

1. Usan herramientas simples

Los trabajadores organizados recurren a herramientas que les permiten llevar un control de sus pendientes. Salvavidas tales como recordatorios, calendarios inteligentes, post-it, aplicaciones de celular, son opciones indispensables en el día a día de estas personas, porque es prácticamente imposible retener en la cabeza las variadas acciones y pendientes que debemos realizar a diario. 
Eso les permite despejarse y enfocarse más en lo que están realizando en cada momento. Pero, ¡ojo! No utilizan todo a la vez y menos cosas muy sofisticadas, mientras más enredados los sistemas de organización, menos se utilizan. Lo ideal es tener un sistema centralizado para todas nuestras tareas, que ocupemos siempre.

2. Ordenan sus prioridades

Esos compañeros de oficina que envidiamos (sanamente) saben abrirle la puerta a los "invitados" más importantes del día. Piensan en las tareas que son prioritarias del día y la semana, en base a las necesidades de su empresa o proyecto y las separan en tareas más pequeñas que se pueden ir resolviendo eficientemente. Lo escriben si es necesario. 
Y no crean que se adhieren a su plan estrictamente, más bien, a lo largo del día se van ajustando para poder cumplir lo más urgente. "Ellos saben cuáles son sus objetivos, lo que hay que hacer y cuándo, y qué se puede postergar," dice Lisa Zaslow, fundadora de Gotham Organizers
Además, planifican su día la noche anterior, lo que toma muy poco tiempo, pero hace un gran diferencia: unos 5 o 10 minutos en la noche bastan para preparar el día, revisando prioridades, tareas y horarios. Un paso sencillo que prepara el camino a seguir a la mañana siguiente.

3. Hacen mantenimiento constante

"Uno no va al gimnasio, se pone en forma y recién entonces cancela su membresía", ironiza Zaslow. Ser organizado es lo mismo: requiere de un mantenimiento permanente. La gente organizada se toma algunos minutos de su día para poner las cosas en su lugar apropiado, tanto las tareas como los objetos mismos. 
Guardar documentos, chequear la lista de pendientes, borrar y contestar mails. "La pequeña cantidad de tiempo que se necesita para hacerlo es mucho menor que el tiempo que se tarda en buscar algo que no se guardó correctamente", asegura la experta. En este mantenimiento entra también la limpieza, botar papeles que ya no sirven, impedir que el cajón se llene, eliminar cosas antiguas. A fin de cuentas, evitar que el "escritorio se llene de papeles" y ahorrarse la tarea de ese orden profundo que uno siempre posterga a más no poder. 

4. Controlan sus listas y agendas

Clásico del desorganizado es ponerse metas con fecha y hora que se postergan hasta último minuto o hacer listas en el famoso papelito amarillo con todo-todo lo que hay que hacer, pero al final del día con suerte hay un par de tareas completadas. 
La gente que sabe organizarse, en cambio, está en constante contacto con sus compromisos y pendientes, manteniendo pocas tareas manejables, que revisan cada cierto tiempo. Son fieles a sus agendas y repasan a diario el trabajo, actualizando contenidos para que no se les vaya ningún detalle. Con esto, son mucho más eficientes. 

5. No son perfeccionistas

Para tomar decisiones de manera eficiente y pasar etapas, hay que dejar de lado el perfeccionismo extremo. Los perfeccionistas tienden a fijarse tanto en los detalles y en meditar si realmente lo que harán es la mejor vía, que terminan paralizándose y postergando las cosas
Las personas organizadas analizan sus opciones, eligen una y se hacen responsables de ella, sin mirar hacia atrás con arrepentimiento por los caminos descartados. Se trata de decir "esto es lo suficientemente bueno" y luego seguir adelante.
Esto tiene que ver también con tener las prioridades claras, lo que los ayuda a no preocuparse de detalles que no tienen importancia en el objetivo propuesto. 

6. Tienen actitud, ¡Hazlo ya!

¡Buena idea! Hagamos una reunión el próximo martes a las 10.00 hrs. Yo llamo a un asesor esta tarde y quedamos listos. Esa es la actitud de los trabajadores organizados y realmente funciona.
De nada sirven las brillantes ideas si no se concretan en algo. Las personas organizadas "capturan" lo que pasa a su alrededory lo ponen en alguna lista, recordatorio o calendario, con una fecha límite y un responsable claro a su cargo, porque saben que si las cosas no se hacen prontamente, o se hacen mal o no se hacen nunca.
Y no solamente con proyectos, sino con la bandeja de mails y todos los pendientes. En sus casas, prefieren colgar el abrigo en el closet cuando entran inmediatamente, porque piensan a futuro: dejarlo arriba de la silla será el comienzo de un cerro de ropa y ordenarlo será peor. 
Eso no quiere decir que no se puedan postergar las cosas para un poco más tarde, sobre todo si las prioridades cambian, pero no se debe quedar demasiado tiempo en el tintero. Por último, si no es posible hacerlo, se desecha. 

7. Piden ayuda

Nadie en el mundo, ni si quiera ese hombre que dicta charlas sobre el éxito, es bueno para todo a la vez. Y como ya les explicábamos en este artículo, hacer varias cosas a la vez solamente nos desorganiza y nos hace menos eficientes. Eso lo saben las personas organizadas, y por eso simplemente piden ayuda.
Conocen sus fortalezas y debilidades, y delegan a otros lo que no les resulta tan bien, evitando de paso el estrés innecesario. A fin de cuentas, centran su atención en lo que pueden hacer bien: "La gente más eficiente, eficaz y organizada hace lo menos posible", aseguraDavid W. Ballard, director ejecutivo adjunto del Center for Organizational Excellence.
"Se dan cuenta de que su tiempo vale más que estar intentando averiguar cómo hacer cada detalle", 

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